Gemenskap över gränserna

Basar du över en skola, ett äldreboende eller en enhet på gatukontoret? Spelar ingen roll – ledarskapet är detsamma. Det är idén bakom att träffas i backstagegrupper.

Medarbetare som får upprepade klagomål från brukarna. Dysfunktionella arbetslag som struntar i chefens beslut. Möten som äts upp av oväsentligheter.

Säg den ledare som inte har erfarenhet av något eller allt detta.

– Kanske finns en större komplexitet i skolan men ledarskapet skiljer sig mindre än vad man skulle kunna tro. Du ska försöka få till ett fungerande team oavsett vilken verksamhet du jobbar inom, säger Lisa Sandborgh, rektor på Blackebergs gymnasium.

Stockholms elever har påsklov och jag träffar henne, Catharina Frank, förskolechef på Mitt i City förskolor, och Eva Jungkvist, biträdande rektor på F–9-skolan Katarina Norra, över en fika innan de ska åka vidare till sina arbetsplatser.

De är tre av runt 1500 kommunala chefer som fått möjlighet att reflektera över sitt ledarskap i Stockholms stads utvecklingsgrupper. Tillsammans har de 28 års chefserfarenhet – inklusive erfarenheten av att vara ensamma och utsatta för förväntningar och krav från anställda, elever, föräldrar, förvaltningar och politiker.

Catharina Frank och Lisa Sandborgh har deltagit i varsin grupp under ett års tid, tillsammans med mellanchefer från socialtjänsten, trafikavdelningen, idrottsförvaltningen och olika stadsdelsförvaltningar. Eva Jungkvist är diplomerad coach och har coachat rektorer och biträdande rektorer i många år. Hon och Lisa Sandborgh är precis klara med utbildningen till samtalsledare för utvecklingsgrupperna.

– Det finns för lite tid till reflektion, generellt sett. Det här är utvecklande, stärkande och roligt, säger Eva Jungkvist.

Vid varje träff berättar var och en om något som de kämpar med just då. Därefter väljer gruppen att fokusera på ett av dessa dilemman. Den som ”äger” dilemmat frågas ut med öppna frågor av en av de andra deltagarna för att gruppen ska få så mycket bakgrundsfakta som möjligt.

Efter intervjun sätter sig lyssnarna i bikupor och tar fram hypoteser om varför det har blivit som det har blivit. Ärendeägaren får ta ställning till vilka hypoteser det kan ligga något i, om någon stämmer bra eller inte alls.

Först därefter kommer det steg som nästan alla chefer vill ge sig på först av allt – lösningsfasen. Den kan se lite olika ut men en modell är ”Det goda scenariot” som går ut på att ärendeägaren berättar hur hen vill att det ska vara om en månad eller ett år.

– Sedan undersöker gruppen tillsammans vad som måste förändras för att det ska bli så. Det brukar bli otroligt tydligt, säger Eva Jungkvist.

När träffen är slut har ärendeägaren förhoppningsvis fått insikter, bekräftelse och tillräckligt med mod för att gå tillbaka till arbetsplatsen och prova nya förhållningssätt. Nästa gång sitter alla som på nålar och vill veta hur det gick.

– Och banne mig, det hade löst sig på ett eller annat sätt varenda gång, säger Catharina Frank.

När Lisa Sandborgh gick i sin grupp 2013 var hon nytillträdd rektor på Brännkyrka gymnasium och hade precis fått veta att skolan skulle läggas ner till sommaren. Det blev ett av hennes dilemman.

– Hur skulle jag hantera all oro och stress hos personalen? Hur skulle jag få dem att känna att det var meningsfullt att jobba fram till sista datumet? Jag fick många råd av gruppen, bland annat att jag skulle vara så transparent som möjligt och hålla medarbetarna så informerade som jag bara kunde. Det var ett väldigt bra råd, säger hon.

På Catharina Franks fyra förskolor händer det grejer hela tiden, alltifrån gnissel om kaffekokningen till att någon aldrig kommer i tid. Oftast handlar det om bristande kommunikation och hon försöker stämma i bäcken direkt för att inte konflikter ska växa sig stora. Hon har tagit med sig sättet att tänka och testa från sin utvecklingsgrupp och låter arbetsplatsledarna rollspela olika sätt att bemöta kritiska föräldrar och medarbetare.

– Det är för att de ska få känna i kroppen vad som händer när de bemöter varandra på olika sätt. De upptäcker då att de kan påverka hur andra reagerar genom vad de säger och hur de säger det. Det har funkat sen när de har gått ut och gjort på riktigt, säger Catharina Frank.

Hennes egen favoritreplik är ”Har du talat med NN?” som bollar tillbaka ansvaret på den kritiska medarbetaren eller föräldern. Inte sällan blir svaret ”Näe, det kanske jag skulle göra”.

Det finns en vits med att deltagarna kommer från olika verksamheter och inte har träffats tidigare. Det gör att gruppen kan fokusera på ledarskapet och blir en frizon där även känsliga saker kan dryftas.

Några exempel: En gruppdeltagare säger något negativt om en anställd eller sin egen chef. En annan får höra av gruppen att han är konflikträdd och en tredje att en jobbig förälder nog påminner henne om hennes pappa.

– Det faktum att man inte arbetar tillsammans annars gör att det fungerar att gå utanför ramarna och formulera den typen av hypoteser. Man vågar pröva sig fram på ett annat sätt, säger Catharina Frank.

– Och om alla kom från skolan, som i våra rektorsgrupper, skulle vi bara prata skolspecifika frågor och verksamhet, tillägger Eva Jungkvist.

Men utvecklingsgrupperna är inte psykoterapi eftersom arbetet är inriktat på den gemensamma funktionen som chef snarare än på de enskilda individernas inre. Känslor kommer upp men mest i form av aha-upplevelser och lättnad. Och skratt.

– Man skrattaråt situationen och åt sig själv. Humorn är viktig, säger Eva Jungkvist.

Deltagandet i grupperna har gjort det ännu mer tydligt för dem hur viktiga de är som chefer och att de måste våga ta kommandot.

– Man är mer än en medarbetare i medarbetarnas ögon och det gäller att förvalta det både genom att kliva fram i olika sammanhang och genom att få folk att känna sig sedda. Jag ska vara vänligt professionell mot alla, även när jag säger raka hårda saker, säger Lisa Sandborgh.

I tydligheten ligger också att prioritera bland arbetsuppgifterna och hjälpa anställda att prioritera bland sina. Det har de lärt sig den hårda vägen, av egnas och andras nära väggen-upplevelser.

Lisa Sandborgh igen:

– Jag ska inte gå in och göra det som inte är mitt jobb. För då hinner jag inte göra det som ÄR mitt jobb.