Skapa ett positivt förhandlingsklimat. Och förklara varför motparten vinner på att tänka som du. Det är några råd för en lyckad förhandling.
Med förhandlingsteknik är det som med ledarskap i övrigt, menar Erik Wetter som är ekonomie doktor och lärare i förhandlingsteknik vid Handelshögskolan i Stockholm och aktuell med boken Förhandlingsbart. Det finns tyvärr ingen quick fix-lösning som är universell för alla. Man måste hitta sin egen stil som bygger på personliga styrkor och färdigheter. Och vara flexibel och anpassa sig efter varje förhandlingssituation.
– Om man slaviskt följer en regelbok blir det inte ärligt. Då får man ständigt gå omkring med en mask.
Ändå finns det en hel del saker som alla kan tänka på för att bli bättre förhandlare. a och o är att ha en ständigt pågående lärprocess, tycker Erik Wetter.
– Gärna att man utvärderar varje förhandling inför sig själv och försöker se varför det gick bra eller dåligt. Det är bästa sättet att utvecklas och bli en bättre förhandlare.
Och som chef är det viktigt att odla kompetensen. Arbetsuppgifterna består nämligen till mer än hälften av just förhandlingar och konfliktlösning, oavsett typ av ledaruppdrag enligt Erik Wetter.
– Ändå blir många befordrade till chefstjänster utan fördjupad kunskap i detta. Man är duktig inom sitt sakområde, men saknar förhandlingserfarenhet.
Därför förhandlar de flesta instinktivt.
Och det är inte bra, menar han. Förvisso kan det fungera vid ”hårda, konkreta” förhandlingar som man gör ofta. De som handlar om rena siffror, till exempel. Men vid mer komplexa situationer, och det är ju de flesta förhandlingslägen som uppstår inom skolans värld, är det ingen bra taktik.
– Det kräver mer. Och då behöver man vara förberedd.
Elaine Eksvärd, kommunikationskonsult som föreläser mycket om förhandlingsteknik, har också ett generellt tips som hon tycker är gångbart i alla typer av förhandlingar:
– Du ska tänka att du ska vinna över den andra till din sida. Din uppgift är att förklara varför de vinner på att tänka som du.
Erik Wetter håller med. Han säger att det är särskilt viktigt om du ska ha kommande förhandlingar med samma person/grupp. Eller om det är någon du jobbar med varje dag.
– Man bör utgå från att skapa en positiv känsla vid en förhandling, trots att man är oense. Annars är det ingen bra grund för framtiden. Och handlar det om en medarbetare, är risken stor att personen ifråga börjar motarbeta dig om förhandlingen upplevs som negativ.
Men hur gör man det då? Enligt Elaine Eksvärd handlar det om att försöka ta reda på vad personen eller gruppen man förhandlar med tycker är viktigt, vad som ligger i deras intresse.
– Ha gärna tre olika argument som du tror kan beröra. Blir det för många verkar du desperat. Se även till att argumenten är av olika slag: ett ethos, ett logos och ett patos.
Med det menar hon att det är bra att spela på många strängar, det vill säga att tala såväl till den andra sidans erfarenhet (ethos), som till att lägga fram rena fakta (logos) och ha ett argument som talar till känslorna (patos).
Erik Wetter tycker att det är bäst att förklara bakgrunden och rama in situationen innan man lägger fram själva förslaget.
– Då är chansen mycket större att den man förhandlar med känner sig delaktig och upplever en process som leder fram till ett gemensamt beslut.
Som exempel tar han en löneförhandling. Den chef som börjar med att deklarera ”du kommer att få 200 kronor mer i lön, inte ett öre mer”, får inte direkt situationen att kännas som en förhandling. För den som däremot börjar med att beskriva situationen och även ge en långsiktig analys kan det till exempel låta ungefär så här: ”Just nu har vi det kärvt ekonomiskt. Men min intention är att under kommande år arbeta för att få en budget som ger mer utdelning till våra duktiga medarbetare. Tyvärr ser jag inte någon chans till att höja din lön med mer än 200 kronor i år, men det har inte att göra med att jag inte uppskattar dina prestationer”.
– Man avslutar helt enkelt med att lägga fram sitt förslag. I mer komplexa situationer kan det behövas en ännu längre utläggning innan man väl kommer dit. Och det är jätteviktigt att betona att något inte är personligt om man vet att den man förhandlar med har svårt att skilja på sak och person.
Och om en situation låser sig då, som den faktiskt gör i vissa lägen – vad gör man då? Elaine Eksvärd ger tipset att försöka vända på perspektivet. Man kan även jobba med så kallade indirekta bud, det vill säga lägga bevisbördan bortom sig själv.
– I stället för att säga ”jag anser att skolan behöver det här och det här”, kan man hänvisa till statistik och jämföra med andra skolor. Och ur det resonemanget föds ett förslag som motparten kan uppleva som rimligt, när det sätts i perspektiv till andra liknande verksamheter, säger Erik Wetter.
Vad säger skolledarna själva då?
Kurt Westlund har lång erfarenhet som bland annat gymnasierektor i Malmö. Han tycker det är viktigt att vara medveten om att en skolledare i mångt och mycket befinner sig i ständiga förhandlingssituationer.
– Alltifrån att man möter en lärare i korridoren och har en diskussion om något som pågår i skolan, till att man har ett formellt möte med förvaltningschefen.
Samtidigt är det viktigt att se skillnad på formella och informella förhandlingar, tycker han. Till en formell förhandling kommer båda parter förberedda och det finns ett ”körschema” att hålla sig till.
Det är också tydligt att man är där i olika roller: exempelvis som arbetsgivare och arbetstagare.
– Klimatet kan då bli vassare, argumenten hårdare.
Men i förhandlingen som uppstår spontant i fikarum mellan rektor och lärare, är det också viktigt att väga sina ord, tycker Kurt Westlund.
Här bör rektorn använda sig mer av sitt pedagogiska ledarskap, menar han. Om det till exempel handlar om en process i ett förändringsarbete som lärarna ifrågasätter, är det viktigt att komma ihåg att man har ett övertag.
Man har större insyn i processen och ser helhetsperspektivet på ett annat sätt än vad som kan förväntas av läraren.
– Precis som vid en formell förhandling bör jag då tänka igenom hur mycket jag ska säga och på vilket sätt jag ska lägga fram det. Hur mottagliga är de jag förhandlar med för informationen? Vad bör jag inte ta upp i nuläget? Och vad bör jag understryka, för att få dem nyfikna och väcka engagemang?